创建战略型财务职能部门
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创建战略型财务职能部门

时间:2018-01-02 14:24:43 来源:本站 作者:

  另一个例子则是一家应用共享服务已超过15年并对其技术基础进行变革的全球制药公司。这家公司形成了财务集中化的理念,并将其融入标准化、降低成本、加强控制和强化规模效应的长期战略。在此期间,公司经由20世纪90年代的一系列收购实现了企业的成长。应付账款从那时起就被纳入了共享服务的内容。这一流程在多个旧的系统中运行,但经过升级后被纳入全面的企业资源计划系统(ERP),母公司的交易即由该系统处理。现在该公司意识到,要提高这些流程的效率就不得不开展技术变革。因此,他们试用了一种全面整合的账款支付手段,这种方法要求整合各个系统和开发必要的综合测量系统来追踪交易。

  在另一个案例中,一家大型公用事业公司本着提高成本效率的初衷采用了共享服务。

  该公用事业公司服务于一大片都市区,当地情况复杂多变且人口分散。共享服务中心的客户按各自收益的比例支付费用。绩效测量标准的制定则以全国其他地区的公用事业共享服务结果为基础。灵活的薪资共享服务系统帮助公司对流程进行了优化,并且大幅降低了周期时间。业务单位能够更快地找出问题(例如工作时间未达必要数量的员工),并在执行工资单之前进行处理。该公用事业公司继续对照同行业其他公司进行对标,以找出可供改进之处并减少重复劳动。

  除了在这些改进中体现成本效率之外,共享服务还带来了意外收获,即薪资职能部门的员工能够承担具有长远影响的其他职责,例如制定新员工入职培训计划和提供财务管理方面的培训课程。随着承担的战略角色越来越多,财务部门得以提供全新的员工激励措施,并逐步降低过去高居不下的员工流失率。

  APQC的OSBC调研再次证实了更有效地利用技术有助于提高企业的效率,同时逐步省下更多人力完成需要更强思考和管理能力的战略型任务。

  首先,OSBC调研显示自动化程度更高的公司整体成本更低。财务流程的自动化程度超过66%的公司平均财务成本占营收的1.2%,而自动化程度较低的公司平均财务成本占营收的3.0%。例如,在依靠人工技巧或电子表格来进行成本核算和成本管理的公司,其平均流程成本是流程已实现自动化的公司的三倍。

  更有趣的是,APQC在OSBC调研中发现,虽然更高的自动化程度意味着成本降低,但是自动化程度太低又会对报告制度形成损害。举例来说,自动化流程比例低于33%的公司中超过三分之二无法提供流程成本数据。在流程自动化程度较高的公司中,这一数字不到三分之一。OSBC调研人员在仔细研究了自动化的影响后发现,大部分核心财务流程使用的是套装软件(与结合人工流程使用的定制应用程序或电子表格相对),包括应收账款和应付账款、薪资、总结算和固定资产结算。因此,各公司在这些领域中已经成功降低了人员配置水平。

  另一方面,向OSBC调研数据库提交数据的公司中只有不到40%在规划、预算编辑和预测以及现金管理流程应用了现成的套装软件。这些领域属于财务职能部门中人员最密集的流程。

  OSBC调研还发现成本下降和IT技术复杂度之间有着内在联系。参加OSBC调研的公司称,在使用单一实例ERP软件和共用会计科目表时,平均成本明显降低。当他们使用多实例软件或甚至多种软件时,成本会比前一种情况高出50%。

  财务职能部门使用整合的ERP系统后,还能以此为基础进一步增强其战略作用。如果公司制定了整合度更高的流程,规划和报告周期时间会大幅缩短,从而更迅速地提供重大决策所需的数据,帮助公司高管进行更明智的决策。例如,APQC的OSBC调研在检查预算编制周期时间或每月结账时发现,高度依赖人工流程或电子表格的公司平均需要90天来编制其年度预算,而依靠ERP系统的公司平均所需时间为62天。OSBC还指出,使用滚动预测的公司将年度预算编制平均时间从85天减少到了60天。而(通过技术和流程改进)每减少一天,参加OSBC调研的公司平均能节省33万美元的成本。

  鉴于有效使用ERP可能带来的改进,财务专业人士已经证实,未来IT将会更多地接管职能部门的交易领域,他们自己则会负责决策支持和财务管理活动,增强财务部门的战略职能。这种前瞻性思维也体现在了OSBC调研中:尽管当前的重点放在了处理交易上,参加OSBC调研的企业都指出,三年之后他们会更多地参与决策支持和管理活动,这也显示出了这类更能体现战略作用的能力有多重要。

  CFO和财务职能部门必须面对大量新的难题,包括许多与公司的核心战略目标相关的问题(例如增加股东财富)。CFO在以下领域的职能正对公司的健康发展起到至关重要的作用:平衡创收与成本效率;每日评估风险;灵活运用金融衍生物分散未来的风险;对盈利期望和创造股东价值的需求进行管理;缓冲汇率波动所带来的负面影响;管理公司的合规流程以确保公司所有运营活动符合政府监管条例。

  然而,由于全球竞争加剧和监管限制的日益严格,管理盈利流和股东对这些盈利的期望对财务职能部门来说有着相当大的难度。为了达到财务上的卓越标准,公司需要多注意平衡运营效率和战略效果。这两者都需要大量的分析、数据,企业要为此投入许多时间进行管理,同时要求对非战略性运营流程加大自动化力度,解放人力以进行数据采集工作。

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